Wanneer is er sprake van fiscaal aftrekbare kosten?
Geplaatst op: 18-10-2022, 13:50:59
Bij het beoordelen van de aftrekbaarheid van kosten moet u kijken naar het motief waarom u de kosten heeft gemaakt voor uw onderneming. Als het zakelijk belang van uw onderneming vooropstaat, zijn de kosten zonder meer aftrekbaar. Maar of de Belastingdienst daar altijd in meegaat? Hoe zit het nu precies?
U bent als IB-ondernemer vrij om te bepalen welke uitgaven u doet voor uw onderneming en ook de hoogte van de uitgaven is aan u. Dat zijn beleidskeuzes en daar bemoeit de wetgever zich niet mee.
Alleen als de hoogte van de uitgaven de spuigaten uitloopt en er geen redelijke verhouding meer bestaat tussen de kosten en de zakelijke belangen mag de Belastingdienst (een deel van) de kosten als niet-aftrekbaar bestempelen.
Gemengde kosten
De term zakelijke kosten geeft duidelijk aan dat privé-uitgaven niet aftrekbaar zijn. Maar het onderscheid tussen privé en zakelijk is niet altijd helder.
Bovendien zijn er ook nog kosten die zowel een privé als zakelijk karakter hebben. Voor deze gemengde kosten geldt dan een aftrekbeperking. Volgens de wet zijn dat deze kosten:
- kosten van voedsel, drank en genotmiddelen;
- representatiekosten, zoals recepties en feesten;
- kosten van congressen, seminars, symposia, excursies en studiereizen.
Deze gemengde kosten zijn tot een grensbedrag niet aftrekbaar van de winst. Dit grensbedrag is nu € 4.800. Heeft u méér gemengde kosten dan het grensbedrag, dan is het deel boven de drempel wel aftrekbaar.
Directe kosten zijn eigenlijk altijd aftrekbare kosten
Directe en indirecte kosten
Een eerste stap is het maken van onderscheid tussen directe en indirecte kosten. Directe kosten zijn kosten die u direct kunt toerekenen aan de omzet. Denk bijvoorbeeld aan het inhuren van derden die een deel van de opdracht uitvoeren of de inkoopprijs van de goederen die u verkoopt.
Indirecte kosten kunt u niet direct aan de omzet toerekenen, maar ze zijn wel belangrijk voor uw onderneming. Huisvestingskosten, marketing en ondersteunend personeel zijn hier voorbeelden van.
Directe kosten zijn eigenlijk altijd aftrekbare kosten. In sommige gevallen moet u ze eerst toerekenen aan de voorraad of aan het onderhanden werk. Ze komen pas ten laste van het resultaat als u het artikel verkoopt of als het project wordt afgerond. Een groot deel van de problematiek rondom aftrekbare kosten heeft betrekking op de indirecte kosten.
Voor het bepalen van de aftrekbaarheid van kosten moet u om te beginnen onderscheid maken tussen kosten en investeringen. Kosten zijn uitgaven die ofwel een directe relatie hebben met de omzet (zoals het inkopen van handelsgoederen of het inhuren van trainers), dan wel ondersteunend zijn aan het ondernemen. Denk hierbij aan de huur, telefoon- en internetabonnementen of onderhoudskosten. Als deze kosten betrekking hebben op één jaar, zijn ze ook volledig aftrekbaar in dat boekjaar.
Kosten van investeringen
Investeringen zijn aankopen die langer dan één jaar meegaan, zoals machines, auto’s, gereedschap en inventaris. Maar ook goodwill of vergunningen vallen hieronder. Bedraagt de aanschafwaarde minder dan € 450, dan mag u het als kosten meenemen.
Er is alleen sprake van een investering als u een bedrijfsmiddel aanschaft. Dit is een vrij algemene term en lijkt bijna vanzelfsprekend. Maar fiscaal geldt er een strikt onderscheid tussen een bedrijfsmiddel en bijvoorbeeld voorraad. Bedrijfsmiddelen zijn goederen die u gebruikt om de onderneming te laten draaien. Het gaat dus om goederen, die langere tijd (langer dan één jaar) meegaan en – heel belangrijk – niet bedoeld zijn om te verkopen.
Op bedrijfsmiddelen duurder dan € 450 moet u verplicht afschrijven
Bedrijfsmiddelen of voorraad
Bij bedrijfsmiddelen wordt onderscheid gemaakt tussen materiële en immateriële bedrijfsmiddelen. Materiële bedrijfsmiddelen zijn bijvoorbeeld machines, bestelauto’s, gebouwen en inventaris. Bij immateriële bedrijfsmiddelen moet u denken aan goodwill en vergunningen.
Handelt u bijvoorbeeld in machines of auto’s, dan zijn de machines of auto’s die u inkoopt en later weer verkoopt aan uw klanten geen bedrijfsmiddelen maar voorraad. De auto’s die u koopt om de machines mee te vervoeren naar uw klanten zijn wel bedrijfsmiddelen.
Dit onderscheid is belangrijk omdat u op bedrijfsmiddelen (als zij duurder zijn dan € 450) verplicht moet afschrijven. Bovendien komen alleen bedrijfsmiddelen in aanmerking voor de diverse investeringsaftrekregelingen.
Opletten bij afschrijven op bedrijfsgebouwen
Heeft u een bedrijfspand gekocht? Dan mag u hierop afschrijven, maar de hoogte van deze afschrijving is wel aan strikte voorwaarden gebonden. Zo mag u bijvoorbeeld alleen op bedrijfsgebouwen afschrijven als de boekwaarde hoger is dan de bodemwaarde. Als de boekwaarde gelijk (of lager) is dan de bodemwaarde, mag er niet meer worden afgeschreven.
Naast de standaard afschrijvingsregels zijn er twee situaties waarin u sneller mag afschrijven, namelijk als u investeert in milieu-bedrijfsmiddelen (VAMIL) of als u een startende ondernemer bent.
De rol van de herinvesteringsreserve
Tot slot speelt bij bedrijfsmiddelen ook de herinvesteringsreserve (HIR) een rol. Als u een bedrijfsmiddel verkoopt, kunt u met de opbrengst een HIR vormen. U hoeft dan niet meteen af te rekenen met de Belastingdienst, maar heeft drie jaar te tijd om het verkochte bedrijfsmiddel te vervangen.
Het kan natuurlijk ook zo zijn dat u het bedrijfsmiddel niet aankoopt, maar zelf maakt. De aanschafwaarde (voortbrengingskosten) van het bedrijfsmiddel bestaat dan uit alle kosten die u heeft gemaakt om het bedrijfsmiddel te realiseren, zoals de inzet van eigen personeel, materiaalkosten en inhuur van derden.
Het kan nogal uitmaken in welk jaar u omzet of kosten verantwoordt
Goed koopmansgebruik bij aftrekken
Als we over aftrekbare kosten praten, komt ook de vraag op wanneer die kosten aftrekbaar zijn. In de jurisprudentie is daartoe het goed koopmansgebruik ontwikkeld. Het kan namelijk nogal wat uitmaken in welk jaar u omzet of kosten verantwoordt.
De volgende factoren kunnen daar een rol bij spelen:
- Tarief: Als het tarief volgend jaar lager is, zult u de kosten liever dit jaar nog willen meenemen. Stijgt het tarief volgend jaar, dan is het aanlokkelijk om de kosten nog een jaartje uit te stellen.
- Rentevoordeel: Met de huidige tarieven speelt dit mogelijk niet zo’n grote rol. Maar door uitstel van belastingheffing daalt de effectieve belastingdruk. € 100 nu is meer waard dan € 100 volgend jaar. Dit is het contante waarde-effect.
- Verliesverrekening: Geleden verliezen zijn in de IB voorwaarts negen jaar verrekenbaar met toekomstige winsten. U heeft er als ondernemer belang bij om deze verliezen niet te laten verdampen.
Winst onderneming bepalen
Goed koopmansgebruik omvat dus de spelregels over hoe de belastbare winst van een onderneming wordt bepaald. Een belangrijk aspect daarbij is wanneer u baten en lasten tot de (jaar)winst kunt rekenen. Het is een dynamisch begrip en het heeft zich in de loop der tijd ontwikkeld. De invulling van goed koopmansgebruik is door de jurisprudentie vormgegeven en niet door de wetgever.
Kosten moeten worden toegerekend aan de periode waar ze betrekking op hebben
Het realisatiebeginsel
De twee belangrijkste beginselen van goed koopmansgebruik zijn het realisatiebeginsel en het voorzichtigheidsbeginsel. De achterliggende gedachte van het realisatiebeginsel is dat omzet en kosten moeten worden toegerekend aan de periode waar ze betrekking op hebben. De Hoge Raad heeft bepaald dat winstneming uiterlijk moet plaatsvinden in het jaar van levering. U mag dus niet wachten tot de afnemer heeft betaald.
Onderdeel van het realisatiebeginsel is het matchingbeginsel. Dit betekent dat u kosten zoveel mogelijk moeten toerekenen aan de periode waarin de omzet wordt behaald en waar de kosten betrekking op hebben. Betaalt u kosten vooruit, dan mag u deze pas ten laste van het resultaat brengen in het jaar waar de uitgaaf betrekking op heeft. Een ander goed voorbeeld van kosten toerekenen aan de periode waar ze betrekking op hebben is de voorziening groot onderhoud.
Het voorzichtigheidsbeginsel
Het voorzichtigheidsbeginsel stelt dat verliezen aftrekbaar zijn al zijn ze nog niet gerealiseerd en dat winsten pas verantwoord hoeven te worden als ze gerealiseerd zijn. Kort gezegd houdt dit in dat u een waardestijging op een bedrijfsmiddel pas tot het resultaat hoeft te rekenen als het bedrijfsmiddel wordt verkocht. Een waardedaling daarentegen mag u direct ten laste van het resultaat brengen.
De afschrijvingsperiode wordt gebaseerd op de economische levensduur
Afschrijvingen gedurende levensduur
De uitgaven voor bedrijfsmiddelen mag u niet in één keer als zakelijke kosten opvoeren, maar moet u afschrijven gedurende de levensduur van het bedrijfsmiddel. Alle uitgaven boven de € 450 aan zaken die langer dan één jaar meegaan zijn investeringen. De minimale afschrijvingstermijn is 60 maanden.
Goed koopmansgebruik stelt dat de afschrijvingsperiode wordt gebaseerd op de economische levensduur. Dat is kort gezegd de tijd dat het bedrijfsmiddel van waarde is voor uw onderneming. De wetgever is daarvan afgeweken en heeft maximale jaarlijkse afschrijvingspercentages opgenomen in de wet:
- voor goodwill is dat 10% per jaar;
- voor alle andere bedrijfsmiddelen is dat 20% per jaar.
Bron: verdiepingsartikel van 11 oktober 2022 op www.rendement.nl